Hi zusammen,
aus eigener Erfahrung von userem letzten Tagestreffen kann ich nur sagen:
Prüft den Platz bzw. dessen Zufahrten vorher auf "Freigängigkeit", soll heißen suche dir jemanden mit nem extrem tiefergelegtem Auto und laß den testen ob der auf´s Gelände kommt und auch auf den Besucherparkplatz.
Denn nichts ist bescheidener für den Ruf eines Clubs (oder einer Veranstaltung) wenn sich die Leute reihenweise die Ölwanne oder den Auspuff abreißen.
Ansonsten:
- Genehmigung des zuständigen Ortnungsamts (Auflagen unbedingt einhalten sonst gibts Ärger)
- Toiletten (Dixi oder Wagen ist egal nur die Menge muß stimmen)
- Imbiss (selbst oder durch Dienstleister) Aber Vorsicht: Bei der Verwendung von Frischfleisch (z.B. Steaks, Schitzel, frische Bratwurst) ist das vorhandensein einer geeignete Kühlung nachzuweisen !!!
- Getränke (s.o.)
- 2-3 Tuner
- Airbrush oder Glasgravur
- Rahmenprogram für Kinder
- Fahrzeugbewertung mit Pokalverleihung
- Ordner (ganz wichtig)
- Sanitäter (Pflicht)
- Feuerwehr (war bei uns nicht notwendig, kann aber mit dem Ortnungsamt geklärt werden on notwendig oder nicht)
- ORGA und Infostand
- Funkgeräte (damit die Ordner und die Orga in Verbindung bleiben können)
- Kasse an der Einfahrt 
- Besucherparkplatz mit Einweiser / Ordner
und ganz wichtigt
- Wasser
- Strom
Ohne das läuft garnichts.
Ich hoffe das ich nichts vergessen habe. Wenn mir noch was einfällt werde ich es hinzufügen.
Gruß,
Andreas
P.S.
Meiner Meinung nach ist ein Festzelt mit DJ oder Band bei einem Tagestreffen nicht notwendig. Die meisten Leute sind spätestens nach der Pokalverleihung eh wech, also in der Regel so zwischen 16 und 18 Uhr, vorallem wenn das Treffen an einem Sonntag ist (so wie die meisten Tagestreffen).